یکی از مواردی که همیشه مورد توجه بوده قیمت غرفه در کنار کیفیت است. بنابراین پیدا کردن راه حل‌هایی برای صرفه جویی در هزینه‌ها می‌تواند مسیر ساخت غرفه و شرکت در نمایشگاه را برای شما لذت بخش نماید. برای اینکه بفهمیم چگونه می‌توان با هزینه کمتر یک نمایشگاه خوب ساخت، باید بدانیم که موضوع مهم در طراحی غرفه تنها پرداخت هزینه نیست، بلکه سرمایه‌گذاری است. بنابراین برای بهبود وضعیت بازاریابی و گسترش کسب وکارتان، به غرفه خود، به چشم یک سکوی پرتاب برای افزایش سرمایه نگاه کنید. قیمت غرفه نمایشگاه کاملاً به میزان متریال استفاده شده بستگی دارد. درادامه به بررسی فاکتورهای موثر در این زمینه می‌پردازیم.
چه یک غرفه‌دار برای اولین‌بار یا یک کهنه‌کار باتجربه نمایشگاه‌های تجاری باشید، خواهان طراحی غرفه مدولار یا ساخت غرفه نمایشگاهی سفارشی باشید، قیمت غرفه سازی نمایشگاه برای شما یکی از نگرانی‌های اصلی شما خواهد بود. وقتی نوبت به بودجه‌بندی نمایشگاهی می‌رسد، باید هزینه‌های زیادی را در نظر بگیرید و اگر هزینه‌های خود را بررسی نکنید، بودجه شما به سرعت از بین می‌رود و شانس شما برای دستیابی به سرمایه اولیه بالا نخواهد بود. در نتیجه، ما فهرستی از فاکتورهای هزینه‌بر را برای کمک به شما در مدیریت صحیح هزینه‌های نمایشگاهی تهیه کرده‌ایم. قبل از مراجعه به هر شرکت طراحی نمایشگاهی، باید بودجه تخمینی برای قیمت غرفه سازی نمایشگاه برای شرکت در هر رویدادی را داشته باشید.
عوامل تاثیرگذار بر قیمت غرفه سازی نمایشگاه
یکی از موثرترین استراتژی‌ها برای کاهش هزینه‌های نمایشگاه، برنامه ریزی از قبل است. اگر چه برای آماده کردن نمایشگاه زمان خیلی مشخصی وجود ندارد، توصیه می‌کنیم 9 تا 12 ماه زمان برای انجام این فعالیت صرف نمایید. این کار نه تنها تضمین می‌کند که شما برای ویترین خود به خوبی آماده شده‌اید، بلکه باعث صرفه جویی در هزینه شما نیز می‌شود. کسب‌وکارهایی که برای برنامه‌ریزی غرفه خود دردقایق آخر اقدام می‌کنند، اغلب جریمه‌های دیرکرد یا هزینه‌های عجله‌ای می‌پردازند.
به طور کلی هزینه‌های شما شامل رزرو هتل، هزینه‌های سفر، فضای نمایشگاه و خدمات و همچنین ساخت و طراحی و قیمت غرفه سازی نمایشگاه شما می‌شود. در ادامه به بررسی هریک از فاکتورهای هزینه‌بر می‌پردازیم:
- فضای نمایشگاهی: این انتظار را داشته باشید که حدود 30 درصد از بودجه خود را به تأمین یک مکان مطلوب اختصاص دهید. مکان‌های ممتاز قیمتهای بالاتری دارند.
- غرفه نمایشگاهی: طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی می‌تواند 30 درصد دیگر از بودجه شما را مصرف کند. این هزینه‌ها شامل اجاره می‌شود که ممکن است در هزینه اولیه صرفه جویی کند اما همچنان با افزونه‌هایی برای سفارشی سازی و طراحی تاثیرگذار جمع می‌شود.
- هزینه‌های کارکنان غرفه: حضور پرسنل مجرب بسیار مهم اما پرهزینه است و تقریباً 20٪ از بودجه شما را تشکیل می‌دهد که شامل دستمزد، آموزش، حمل و نقل و محل اقامت است که برای ارائه حرفه ای ضروری می‌باشد. و این مورد تاثیر مستقیم بر قیمت غرفه سازی نمایشگاه شما دارد.
- تدارکات: حمل و نقل می‌تواند به طور غیرمنتظره 10٪ از بودجه شما را به خود اختصاص دهد، با هزینه‌هایی که به طور گسترده‌ای بر اساس اندازه غرفه‌های نمایشگاه، وزن و مکان رویداد متفاوت است، می‌توان گفت حمل و نقل به طور کلی پرهزینه می‌باشد.
- هزینه‌های تبلیغاتی و متفرقه: می‌توان اذعان داشت که تلاش‌های بازاریابی برای یک شرکت حیاتی هستند اما حداقل 5 درصد از بودجه شما را مصرف خواهند کرد. این شامل هزینه تبلیغات در رسانه‌های اجتماعی، پخش تراکت و قیمت غرفه سازی نمایشگاه می‌شود که همگی برای مؤثر بودن نیاز به سرمایه‌گذاری قابل توجهی دارند.
مهمترین نکات برای کاهش هزینه در قیمت غرفه سازی نمایشگاهی
برای انجام یک غرفه سازی مطمئن با کمترین هزینه، بهتر است نکات کلیدی را در این زمینه به خاطر داشته باشیم. دو مورد از مهمترین فاکتورهای تاثیرگذار در قیمت غرفه سازی نمایشگاهی را در ادامه بررسی خواهیم کرد:
غرفه ارزان و قابل حمل
غرفه‌های پیش ساز شده و قابل حمل، طراحی سبکی، متناسب با استانداردهای روز دارند و به دلیل اندازه آن‌ها و سهولت حمل و نقل و مونتاژ در نمایشگاه‌های زیادی مورد استفاده قرار می‌گیرند. از آن‌جایی که این سازه‌ها معمولا فضای کمتری را اشغال می‌کنند، به راحتی توسط افراد قابل استفاده هستند. آن‌ها همچنین می‌توانند نصب یا برچیده شوند. این سازه‌ها برای شرکت‌هایی که برای اولین بار در نمایشگاه حضور می‌یابند تا تاثیر حضور خود در نمایشگاه را بررسی کنند و همچنین برای شرکت هایی که بودجه کمی برای برپایی غرفه دارند، بسیار مناسب هستند.
طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی
برای هر شرکتی که می‌خواهد بازدیدکنندگان بیشتری جذب کند، باید یک غرفه نمایشگاهی سفارشی بسازد و ساخت سازه‌هایی با موارد اولیه خام، هزینه بیشتری را درگیر می‌کند. ساخت این غرفه‌های سفارشی باید خلاقانه و مطابق با نیاز شرکت‌ها و فعالیت‌های بازاریابی باشد. امروزه یکی از مواردی که در طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی مدرن مورد توجه قرار می‌گیرد، استفاده کمتر از مصالح مصرفی و آسیب رساندن به محیط زیست و استفاده از سازه‌های آماده برای کنترل قیمت غرفه سازی نمایشگاهی می‌باشد.
سخن پایانی
در کل، با در نظر گرفتن همه این نکات، مطمئناً طراحی و تأمین مالی مناسب برای همه نمایشگاه‌هایتان ضروری است. مهمترین هدف در برآورد قیمت غرفه سازی نمایشگاه، بازگشت سرمایه شماست، بنابراین با بودجه بندی صحیح، می‌توانید تمرکز خود را بر آنچه نیاز دارید معطوف کنید، به عبارتی زمانتان را برای رسیدن به اهداف مالی خود ذخیره نمایید.